Ne confondez plus … et épargnez-vous une très mauvaise surprise
Dans tous les domaines professionnels, chacun d’entre confondons des concepts qui peuvent sembler proches mais qui sont en réalité distincts.
Si la distinction que nous ne faisons pas n’avait pas d’impact grave, celle pourrait prêter à sourire. Dans le monde professionnel, malheureusement, ne pas faire la différence entre deux concepts que je vais vous expliquer peut avoir des conséquences pouvant vous conduire à fermer votre société.
Et tout spécialement, les sociétés jeunes, startups ou encore TPE, PME, voire ETI. Les grands groupes sont épargnés (quoique l’actualité nous rappelle parfois que ce n’est pas le cas : Camaïeu, des groupes de distribution, du vêtement … :
d’une part parce que ces grands groupes ont les moyens d’avoir un département financier en multiples ramifications dont l’une telle est la direction de la trésorerie : des dizaines de trésoriers passent leurs journées à faire en sorte que le cash rentre, sorte, soit investi de manière adéquate … etc
d’autre part parce que, à part situation très grave de trésorerie et après de multiples “plans” de trésorerie, le trésorerie ne se tarit pas aussi rapidement que pour des entreprises de plus petite taille. Les banques, l’Etat (on l’a vu durant la crise en 2008) sont encore aux côtés de ces groupes.
Alors oui les startups, de la TPE à l’ETI, la trésorerie reste un enjeu parfois de survie.
Et permettez-moi un coup de gueule, avant de commencer le corps du sujet : dans quelques startups ou TPE, je m’aperçois encore que le sujet de la trésorerie est traité en dernier recours. Quand je demande au CFO (titre parfois galvaudé, je vous disais que c’était un coup de gueule 🙂 ) le plan de trésorerie, le cash burn, le nombre de mois avant que la société doive se refinancer, on me répond de manière évasive, on me donne un tableau Excel dont les chiffres tombent … quand je vais voir le responsable commercial/marketing (euh CMO), le responsable production (euh COO), les chiffres ne se recoupent pas !
Quant au CEO, il connait parfois qu’un seul chiffre : le montant en banque.
Alors vous allez dire que je noircis le tableau.
Oui ! Et heureusement que oui, des startups, des TPE ont une connaissance en la personne d’un CFO ou d’un consultant externe ou même du CEO de leur trésorerie et la suivent très bien.
Mais croyez-le ou pas, il y a encore une démarche pédagogique et de conseil à faire pour inculquer ce qu’est la trésorerie et son importance au sein de l’entreprise.
Je vais commencer par le commencement 🙂 dans ce post :
ne confondez plus s’il vous plait :
comptabilité (P&L) et finance (trésorerie) car quelquefois c’est le cas :
encore dernièrement à ma question : “Où en est votre trésorerie ?”, la réponse fut : “Ah le chiffre d’affaires augmente, nous avons réduit quelques coûts ….”.
Après avoir lu le tableau ci-dessous, vous comprendrez que cette personne ne me parlait pas de la trésorerie de son entreprise.
Pour les initiés, les termes que je vais employer sont simplifiés pour la compréhension de tous.
Produits et charges
Produits : c’est le chiffre d’affaires
Charges : la matière première, les marchandises, les charges externes, les salaires, les charges salariales, les amortissements …
La différence entre produits et charges donne une marge et/ou un résultat.
Une des caractéristiques de la comptabilité, c’est que celle-ci ne tient pas compte, à ce niveau, du fait que le produit (le CA) ait déjà été payé ou non par le client :
sur la ligne, produits, vous avez 100 mais est-ce que ces 100 ont déjà été payés ou non par le client ? La comptabilité ne l’indique pas parce que ce n’est pas son “rôle”.
De même, votre entreprise a acheté de la matière première pour 40. A-t-elle déjà payé cette matière première ?
Encaissements / décaissements
Encaissements : c’est l’argent qui rentre effectivement sur le compte bancaire de l’entreprise
Décaissements : c’est l’argent qui sort effectivement du compte bancaire de l’entreprise
Et là, on est dans un autre domaine : la réalité de l’argent car que l’entreprise le veuille ou non (on ne lui demandera pas son avis), elle devra payer ses charges.
Et que la différence entre les produits et les charges soit un résultat positif (donc un bénéfice) ne changera rien si l’entreprise n’a pas la trésorerie nécessaire pour payer ses charges au moment de les payer !
En somme, si elle a encaissé à temps (là on parle du BFR) et/ou suffisamment d’argent pour payer ses charges.
Alors je grossis, le trait mais cela dans un souci pédagogique, j’ai eu parfois l’interrogation d’un dirigeant qui me disait :
“je ne comprends pas : je fais un très bon chiffre d’affaires, mes résultats sont bons et pourtant côté trésorerie, je suis toujours ric-rac”.
Il a intégré qu’il y avait une différence, il la touchait du doigt ! Et ma réponse de 30 secondes lui “éclatait aux yeux” :
“mais bien sûr je dois ne pas regarder que le résultat mais aussi suivre plus sérieusement ma trésorerie”
Alors pourquoi la trésorerie est peut-être plus importante à suivre que le résultat. Je fais juste un aparté : je ne dis pas que le résultat (bénéfice ou déficit) n’a pas son importance, d’autant que les plus initiés d’entre vous pourraient me dire : “Eric, l’EBE ou EBITDA est un début d’un flux de trésorerie, car tous les postes de calcul de l’EBE se transformeront un jour ou l’autre en des encaissements et des décaissements”. Oui, le résultat est important mais pourquoi être bénéficiaire si “la trésorerie ne suit pas.” Et remarquez qu’il n’est absolument pas anormal qu’une start-up soit déficitaire les premières années de son existence tant qu’elle a l’argent nécessaire pour se développer.
Pour vous convaincre de cet argument et sans trop spolier (car c’est un cas réel étudié dans une certaine école que vous pouvez deviner si vous voyez mon parcours 😉 ):
cette société faisait des bénéfices, son chiffre d’affaires augmentait fortement, elle embauchait des profils techniques pour faire face à son développement … Elle était suivie dans un premier par les investisseurs (banques, fonds, actionnaires privés). Puis, elle s’est trouvée, alors qu’elle n’avait jamais connu un simple temps de déficit dans son compte de résultat, devant le mûr du défaut de trésorerie :
une start-up peut toujours se retourner auprès de ses actionnaires et/ou de ses banquiers. Sauf que ceux-ci fassent à une gestion qu’ils jugeaient à tord ou à raison défectueuse n’ont pas souhaité refinancer le développement de l’entreprise. Je ne vous écris pas la fin de l’histoire … vous la devinait. Cette société n’avait jamais enregistré un € (bon c’était en £) de déficit.
Le CFO (et le CEO aussi !) d’une startup a trois activités prioritaires :
1° la trésorerie
2° la recherche de fonds pour que la société se développe
3° la communication avec les actionnaires
Le CFO et le CEO d’entreprises plus importantes continuent à avoir ses rôles, également. Auxquels s’ajoutent bien d’autres 🙂
Do not confuse anymore … and save yourself a very bad surprise
In all professional fields, each of us confuses concepts that may seem close but are actually distinct.
If the distinction we don’t make had no serious impact, that might give rise to a smile. In the professional world, unfortunately, not making the difference between two concepts that I am going to explain to you can have consequences that could lead you to close your company.
And especially, young companies, startups or VSEs, SMEs, even ETI. Large groups are spared (although the news sometimes reminds us that this is not the case: Camaïeu, distribution groups, clothing…:
on the one hand because these large groups have the means to have a financial department with multiple ramifications, one of which is the treasury department: dozens of treasurers spend their days ensuring that cash comes in, so , is adequately invested … etc.
on the other hand because, apart from a very serious cash flow situation and after multiple cash “plans”, the cash flow does not dry up as quickly as for smaller companies. The banks, the State (we saw it during the crisis in 2008) are still alongside these groups.
So yes, startups, from VSEs to ETIs, cash flow is sometimes a survival issue.
And allow me a rant, before starting the body of the subject: in some startups or VSEs, I still realize that the subject of cash is treated as a last resort. When I ask the CFO (title sometimes overused, I told you it was a rant :-)) the cash flow plan, the cash burn, the number of months before the company must refinance, I am told evasively, I am given an Excel table whose figures fall… when I go to see the sales/marketing manager (uh CMO), the production manager (uh COO), the figures do not overlap!
As for the CEO, he sometimes only knows one number: the amount in the bank.
So you are going to say that I blacken the picture.
Yes ! And fortunately yes, startups, VSEs have knowledge in the person of a CFO or an external consultant or even the CEO of their treasury and follow it very well.
But believe it or not, there is still an educational and consulting process to be done to inculcate what cash is and its importance within the company.
I’ll start at the beginning 🙂 in this post:
Please don’t confuse:
accounting (P&L) and finance (treasury) because sometimes it is the case:
again recently to my question: “Where is your cash flow?”, the answer was: “Ah the turnover is increasing, we have reduced some costs ….”.
After reading the table below, you will understand that this person was not telling me about the cash flow of his business.
For insiders, the terms I will use are simplified for everyone’s understanding.
Income and expenses
Products: this is the turnover
Expenses: raw material, goods, external expenses, salaries, payroll expenses, depreciation, etc.
The difference between income and expenses gives a margin and/or a result.
One of the characteristics of accounting is that it does not take into account, at this level, whether the product (the turnover) has already been paid or not by the customer:
on the line, products, you have 100 but have these 100 already been paid by the customer or not? Accounting does not indicate this because it is not its “role”.
Similarly, your company bought raw material for 40. Has it already paid for this raw material?
Receipts / disbursements
Receipts: this is the money that actually goes into the company’s bank account
Disbursements: this is the money that actually comes out of the company’s bank account
And there, we are in another area: the reality of money because whether the company likes it or not (we will not ask its opinion), it will have to pay its expenses.
And that the difference between the income and the expenses is a positive result (therefore a profit) will not change anything if the company does not have the necessary cash to pay its expenses at the time of paying them!
In short, if it has cashed in time (here we are talking about the BFR) and/or enough money to pay its expenses.
So I get bigger, the line but that in a pedagogical concern, I sometimes had the interrogation of a leader who said to me:
“I don’t understand: I have a very good turnover, my results are good and yet on the cash side, I’m still ric-rac”.
He integrated that there was a difference, he touched it with his finger! And my 30-second answer “shone in his eyes”:
“but of course I must not only look at the result but also follow my cash flow more seriously”
So why is cash perhaps more important to track than earnings. I’m just making an aside: I’m not saying that the result (profit or loss) is not important, especially since the more insiders among you could tell me: “Eric, EBITDA or EBITDA is a beginning of a cash flow, because all the items of calculation of the EBITDA will transform one day or another into receipts and disbursements”. Yes, the result is important but why be profitable if “the cash does not follow.” And note that it is absolutely not abnormal that a start-up is loss-making the first years of its existence as long as it has the necessary money to develop.
To convince you of this argument and without spoiling too much (because it’s a real case studied in a certain school that you can guess if you see my background ;-)):
this company was making profits, its turnover increased sharply, it hired technical profiles to face its development… It was initially followed by investors (banks, funds, private shareholders). Then, she found herself, when she had never experienced a single shortfall in her income statement, faced with the wall of cash flow:
a start-up can always appeal to its shareholders and/or its bankers. Except that they do to a management that they judged wrongly or rightly defective did not wish to refinance the development of the company. I’m not writing the end of the story to you…you guessed it. This company had never recorded a € (well it was in £) of deficit.
The CFO (and the CEO too!) of a startup has three priority activities:
1° the treasury
2° the search for funds for the company to develop
3° communication with shareholders
The CFO and CEO of larger companies continue to have their roles, too. To which are added many others 🙂